Årsoppgjørsprosess - praktiske råd

Hvis du som styreleder eller daglig leder håndterer årsoppgjørsprosessen i din bedrift kan det ofte være nyttig å holde seg til samme praktiske rutine hvert år. I denne seksjonen angir vi noen gode og nyttige råd i den sammenheng. En konkret huskeliste over årets årsoppgjørsaktiviteter.

1.Aksjonærstatus "20 største" per 31.12.20xx

Fører du egen aksjebok og i et selskap uten store aksjonærbevegelser er ikke dette noe problem. Husk bare å få ut en korrekt aksjonærstatus pr. 31.12.20xx status til revisor hvis det har vært noe bevegelse i aksjonærsammensetningen siden forrige årsoppgjør. Hvis du benytter deg av et eksternt verdipapirregister (som VPS) må du huske å bestille denne listen i god tid før årsoppgjøret starter. Aksjonærstatus (20 største) pr 31.12.20xx skal inn i notene til årsoppgjøret.

2.Gjennomgang regnskap, dokumentasjon, regnskapsføringsprinsipper

Når revisor starter arbeidet så vil du ofte få en arbeidsliste etter en første grovrevisjons prosess. Denne listen inneholder ofte påkrav om at det skal skrives redegjørelser for særskilte hendelser, risikoområder, føringsprinsipper etc. Den krever ofte også en noe grundigere gjennomgang av regnskapskvaliteten tilknyttet områder som kontantkasser, reiseregninger, kjørebøker, aktiveringer etc. Spesielt kvaliteten på bilag er et gjentagende problem. Likeledes handtering av fordringsnivå, nedskrivninger og tapsføringer. Låneavtaler, finansieringsforhold, avtaler med nærstående og lignende er områder som også krever ubestridt kvalitet på dokumentasjonen ved årsoppgjør.

Når revisjonsarbeidet går mot slutten vil man sitte igjen med et forslag til årsoppgjør 20xx som så skal tas videre i prosessen.

3.Skriv "Årsberetningen"

Deretter skriver du et forslag til Årsberetning (styrets beretning). Husk å avsjekke med revisor at tekst og innhold i årsberetning 20xx er korrekt.

4.Forslag til årsoppgjør klargjøres

Når dere er enige om årsoppgjørets endelige resultat så klargjør revisor en originalkopi av årsoppgjøret til deg. I denne kopien legger du så inn Årsberetningen (side 2 eller 3).

5.Få signert alle dokument i styret

Deretter får du alle i styret og daglig leder i selskapet til å signere:

• originalkopien av årsoppgjøret (balansen)
• årsberetningen

Samtidig må styreleder og daglig leder ofte signere en Fullstendighetserklæring som skal tilbake til arkivet til revisor.

Send deretter alle de 3 signerte dokumentene (årsberetningen, årsregnskapet, fortrolighetserklæringen) tilbake til revisor.

Når det er gjort vil du motta en signert Revisors beretning fra revisor.

Legg deretter også dette dokumentet inn i årsoppgjøret som nå består av:

• et signert Årsoppgjør
• en signert Årsberetning
• en signert Revisors beretning

6.Ligningsoppgjør

Når årsoppgjør 20xx er klart vil revisor samtidig klargjøre næringsligningen for 20xx. Gå inn via Altinn.no og signer denne elektronisk. Husk å bestille koder for innlogging.

7.Skriv deretter "Innkalling til ordinær generalforsamling 20xx"

Håndterer du ordinær generalforsamling fra egne kontorlokaler er det mest praktisk. Trenger du større lokaler eksternt kan du ofte enkelt leie et konferanselokale for et par timer for å gjennomføre generalforsamlingen. Bestill lokaler i god tid.

Send deretter ut innkallingen til alle aksjonærene i selskapet. Har aksjonærene signert på at de aksepterer å motta innkalling via e-post fungerer det raskt og enkelt. Hvis ikke bør du sende innkallingen til angitt postadresse i aksjonærregisteret. Husk også på eventuelle vedtektskrav som f.eks 14 dagers varselsplikt ved innkalling til ordinære generalforsamlinger.

Med innkallingen kan du også vedlegge kopi av årsoppgjøret eller angi i tekst at denne kan enten fås ved å gi beskjed til selskapet, eller ved oppmøte på generalforsamlingen.

8.Gjennomfør "Ordinær generalforsamling 20xx"

Gjennomfør ordinær generalforsamling til avtalt tid, sted og i henhold til utsendt agenda.

Husk å ta med til generalforsamlingen:

• en siste aksjonærstatus (for en korrekt fortegnelse over møtende aksjonærer)
• nok kopier av årsoppgjøret (til alle møtende aksjonærer)

9.Skriv "Referat ordinær generalforsamling"

Signer dokumentet sammen med lovlig valgt representant. Lim inn dokumentet i "Protokoll generalforsamling".

10.Utbetal utbytte

Utbetal deretter et eventuelt utbytte direkte fra selskapet eller via det verdipapirregisteret selskapet er registrert i (som f.eks VPS). Benytter man for eksempel VPS som verdipapirregister krever de en kopi av signert generalforsamlingsprotokoll, tilgang til selskapets konto hvor utbytte pengene står, før praktisk utbetaling finner sted. For å gjennomføre praktisk VPS prosess må du kontakte verdipapirseksjonen hos din egen bankforbindelse som vil guide deg i den videre prosessen.